Werken in het openbaar domein wekken bij zeer veel handelaars angstgevoelens op. Niet onterecht. Zij tasten vrijwel altijd het normale commerciële gebeuren aan. Esthetische hinder, lawaai- stof- en slijkhinder, verminderde begaanbaarheid en in de meeste gevallen verminderde bereikbaarheid kunnen voor korte of lange termijn de omzet en dus het inkomen van de getroffen handelszaken drastisch doen dalen. Met het einde van de werkzaamheden is de klant die vaak nieuwe kooproutes heeft ontwikkeld ook nog niet onmiddellijk teruggekeerd. Onvermijdelijk, dat wel. Maar een actieve UNIZO-afdeling kan wel het verschil maken tussen het onvermijdelijke minimum aan hinder en overtollige overlast. Met deze toetsingslijst aan aandachtspunten in de hand kan u nagaan of u, samen met de getroffen handelaars uw rol als belangenbehartiger ten volle waarneemt.

Weet dat u steeds op uw regionale adviseur kan beroep doen om samen met uw bestuur deze toetsingslijst te concretiseren, voor het leiden van een informatieavond voor uw leden, om u bij te staan in uw gesprekken met overheden en aannemer.

1. Toetsingslijst lokale UNIZO-werking

• De afdeling is waakzaam, en organiseert zelf tijdig informatie- en inspraakvergaderingen. In deze vergaderingen wordt gezocht naar een collectief in te nemen standpunt inzake tal van aspecten van het hinderdossier: periode, fasering, hinderbeperkende maatregelen, parking, verkeerscirculatie, signalisatie, …. De afdeling engageert zich er toe om op basis van deze standpunten het gesprek met de lokale overheid en met de opdrachtgevers aan te gaan en de belangen van de zelfstandigen te verdedigen.
• Als het om een concreet dossier gaat is het altijd goed om voor een aantal cijfergegevens te zorgen: om hoeveel (en welke ) bedrijven gaat het? Hoeveel gezinnen zijn hierbij betrokken? Hoeveel werknemers ?
• De afdeling informeert de betrokken leden maximaal over de individuele mogelijkheden (bijvoorbeeld inzake het organiseren van uitverkoop of inzake de verhoogde Vlaamse expansiesteun)
• De afdeling neemt creatief initiatieven om aannemer en werfpersoneel tot een positieve, hinderbeperkende attitude te brengen. Niet enkel klagen als het fout gaat, maar de thermos koffie en de bak bier doen soms wonderen.
• De afdeling legt een dossier aan van de werken, de ‘beloften’, de klachten, ….
• De afdeling waakt er over in de communicatie naar pers en naar publiek, vooral een positieve boodschap te brengen. Onder mekaar mag er al eens geklaagd worden over de ernst van dit probleem, maar de klanten hebben daar niet echt boodschap aan, en enkel te negatieve campagnes (boze pers, zwarte vlaggen, kunnen er wel eens toe leiden dat de klanten nog massaler afhaken.
• De afdeling – en overigens ook het gemeentebestuur – moeten in hun communicatie met de zelfstandigen een duidelijk onderscheid maken tussen informatie- en inspraakfase voordat beslissingen genomen worden, en informatie en inspraak nà deze beslissingen. Dit onderscheid is voor zelfstandigen die op een verstandige manier aan stockbeheer willen doen, van zeer grote betekenis. In dit laatste geval is betrouwbaarheid van meegedeelde data enorm belangrijk.
• De afdeling waakt erover actiemiddelen zoals petities, brieven schrijven, perscampagnes op een probleemsensibiliserende en probleemoplossende wijze te hanteren, en steeds de overweging te maken of de gemaakte heisa de problematiek niet nog prangender maakt. (Negatief signaaleffect)
• De afdeling waakt er over het regiosecretariaat in te lichten over de problematiek en de gevolgde methode, ten einde de daar aanwezige know-how en middelen maximaal te mobiliseren.

2. Toetsingslijst lokale overheid

• Het is goed dat de lokale overheid zich een begripsvolle en zorgzame attitude aanmeet.  Ondernemers stoten vaak op kwetsend onbegrip. Uitspraken zoals: ‘U weet dat u dat als ondernemer vroeg of laat te wachten staat.  U hebt daar zelf voor gekozen!.  De bluts met de buil: de jaren dat u van een normale toegankelijkheid en openbaar domein geniet, compenseren dit.’  worden nog al te veel opgetekend door getroffen zelfstandigen.    Beseft uw lokale overheid voldoende de omvang van de problematiek? Hoeveel handelszaken, hoeveel gezinnen, hoeveel werknemers er betrokken zijn? Hoe groot de inkomensderving kan oplopen? 
•  En als u dit beseft, laat u dit voldoende blijken?
• Sedert april 2001 stelt de VVSG een code voor infrastructuur- en nutswerken langs gemeentewegen voor, met tal van aanbevelingen met betrekking tot een goed verloop en coördinatie van dergelijke werkzaamheden.   Heeft uw gemeente deze code ondertekend?    Wordt deze ook effectief gebruikt bij alle werkzaamheden?  Is de code en de toepassing er van ook onderdeel van uw informatie naar de betrokken zelfstandige ondernemers?
•  Deze code regelt voornamelijk de communicatie en coördinatie tussen de gemeente en de uitvoerende partijen (aannemer, studiebureau, nutsmaatschappijen, …) en heeft de bedoeling de uitvoering te optimaliseren.  Deze zorg wordt best aangevuld met een bijzonder alerte communicatieve zorg naar de doelgroep zelfstandige ondernemers, en vertaalt zich in een hoge, systematische betrokkenheid: niet enkel de gemeente, maar ook de zelfstandigen zijn vragende partij om (via afvaardiging) aanwezig te kunnen zijn op coördinatie- en werfvergaderingen.   Zorgt uw gemeente daar voor?   
•  Leg per straat een dossier en een steekkaart aan met betrekking tot: wat bevindt zich in de ondergrond, wie zijn de verschillende maatschappijen, de plannen, de historiek van de werkzaamheden, de regelmaat waarop onderhoud of vervanging van kabels en leidingen in principe aan de orde is… 
•  Neem bij melding van noodzakelijke werkzaamheden door één of ander nutsbedrijf systematisch contact op met de andere nutsbedrijven, op basis van het dossier van de betreffende straat en de historiek van de werkzaamheden, om te vragen mogelijks voorziene werken te vervroegen, te coördineren.
• Een KMO-vriendelijke gemeente legt in de eigen lastenboeken een maximum aan hinderbeperkende maatregelen op en dringt aan op een handelsvriendelijke timing en fasering.
• De gemeente dringt er bij de andere opdrachtgevers op aan om een maximum aan hinderbeperkende maatregelen op te nemen in hun lastenboeken. Zij manifesteert zich als actieve pleitbezorger.  Werk met andere woorden actief met de principes van de gedragscode.
• In haar communicatie naar de bevolking mobiliseert de gemeente het begrip voor de getroffen handelaars en spoort zij de klanten aan tot solidariteit.
• Met betrekking tot het definitieve aanzicht en de inrichting van de straat (toestand na de werken) pleegt de gemeente ruim op voorhand overleg met de betrokken bewoners en handelaars. (Reële inspraak)  
• Eveneens ruim op voorhand is er informatie en inspraak inzake de aanpak en fasering van de werkzaamheden. Deze aanpak moet er toe leiden dat ten allen tijde de maximaal haalbare bereikbaarheid wordt gerealiseerd.
• De gemeente organiseert, coördineert en informeert over de globale bewegwijzering van omleidingen en bereikbaarheid voor het ganse verkeer, maar tevens voor de betrokken handelszaken in het bijzonder.
• De gemeente organiseert tijdens de werkzaamheden regelmatige rapportering over het verloop, de stand van zaken, de eventuele vertragingen, bijsturingen van de werkzaamheden naar de bevolking en naar de betrokken handelaars in het bijzonder.
• De gemeente organiseert tijdens de werkzaamheden de betrokkenheid van de handelaars via een vertegenwoordiging bij de besprekingen met alle betrokken partijen (uitvoerend aannemer, architect). Voor werkzaamheden waar de gemeente niet de opdrachtgever is, of bij provinciale en gewestwegen bemiddelt de gemeente dergelijke regeling. Regelmatige aanwezigheid van een afvaardiging van de handelaars op werfvergadering is wenselijk.
• De gemeente waakt er over dat  het bewegwijzeringsplan in functie staat van de vordering van de werkzaamheden. De  bewegwijzering is m.a.w. voldoende dynamisch zodat de wijzigingen inzake bereikbaarheid van de verschillende handelszaken en ondernemingen door het vorderen van de werf steeds geoptimaliseerd wordt in informatie naar de weggebruiker die zijn bestemming zoekt (klant-leverancier).  
• Voor al deze taken gedurende de werkzaamheden stelt de gemeente een ‘verbindingsambtenaar’ aan: een uniek aanspreekpunt voor alle betrokken handelaars die instaat voor een permanente informatiedoorstroming in alle richtingen.
• Deze verbindingsambtenaar zorgt ondermeer voor een systematisch registratie van alle klachten van omwonenden en handelaars en de gevolgen die eraan gegeven worden.
• De gemeente rapporteert uitdrukkelijk bij wijze van eindevaluatie en bij oplevering van de werkzaamheden over de wijze waarop de hinderbeperking werd aangepakt. Dit rapport gaat naar de opdrachtgever, de uitvoerder en naar de betrokken handelaars.
• De gemeente organiseert samen met de betrokken zelfstandige ondernemers een ‘commerciële nazorg’ van de werkzaamheden: feestelijke opening, ruime bekendmaking, enz…

•  De opdrachtgevende overheden nemen in hun ‘mission-statement’ op dat zij zich engageren om alles te doen om de veroorzaakte hinder tot een strikt minimum te beperken en dat zij tot een maximale openheid in communicatie met alle betrokkenen bereid zijn.
• Een goed begin is het onderschrijven van de gedragscode voorgesteld door de VVSG en /of de afstemming van de eigen interne gedragscodes en minder-hinderprogramma’s op deze gedragscode.  
• De communicatie met alle betrokkenen moet in een planningskalender vastgelegd worden, naar gemeente en naar de betrokken bevolking, in casu de handelaars. Minimale momenten van communicatie zijn het moment van ontwerp van investeringsprogramma, de opmaak van de uitvoeringsplanning, het moment direct na de gunning van de werkzaamheden.
• Communiceer lang op voorhand met het lokale gemeentebestuur over noodzaak en intenties van werkzaamheden in het vooruitzicht. Over het algemeen zijn alle timingelementen belangrijk om voortdurend in communicatie te brengen (Het moment dat een studie-opdracht gegeven wordt, het moment dat de werken in de begroting worden opgenomen, het moment waarop de aanbesteding gebeurt, de datum van aanvang, voorziene duurtijd, … )
• Werk samen met de lokale overheid (lokale politie) op voorhand een plan uit met betrekking tot de veiligheidsvoorzieningen en de signalisatie, en neem deze afspraken op als specifieke posten in het lastenboek.
• Toets tijdig met mogelijke andere opdrachtgevers of bij hen eveneens werkzaamheden ‘in de pipeline zitten’, die mogelijks gecoördineerd kunnen worden.

 Meer informatie: Stef Broodcoorens, adviseur mobiliteit