Wijze van bijeenroeping : art 5
De commissie vergadert na bijeenroeping door de voorzitter of, als de voorzitter verhinderd is, de ondervoorzitter. Ze vergadert minstens tweemaal per jaar.
De voorzitter moet de commissie bijeenroepen binnen vijftien dagen die volgen op een verzoek van de gemeenteraad of het college van burgemeester en schepenen. Hij moet dit ook doen bij een verzoek dat uitgaat van minstens één derde van de leden van de commissie. De voorzitter dient de commissie ook bijeen te roepen binnen vijftien dagen die volgen op een verzoek om advies over een vergunningsaanvraag, dat wordt voorgelegd door de gemeentelijke stedenbouwkundige ambtenaar overeenkomstig artikel 111 §2 van het DRO 18 mei 1999.
Elk lid dat zonder verantwoording driemaal achtereenvolgens afwezig is, is ambtshalve ontslagnemend. De voorzitter brengt de betrokkene daarvan op de hoogte.

Minimum aantal aanwezigen voor geldige beslissing : art 6
De commissie kan slechts geldig beslissen wanneer ten minste de helft van haar leden aanwezig is. Is die voorwaarde niet vervuld, dan kan de commissie op haar eerstvolgende vergadering, ongeacht het aantal aanwezige leden, geldig beslissen over de onderwerpen die werden geagendeerd voor de vergadering waarop onvoldoende leden aanwezig waren, op voorwaarde dat de nieuwe vergadering niet binnen vierentwintig uur na de eerste plaatsheeft.
Voor nieuwe agendapunten is opnieuw de aanwezigheid van de meerderheid van de leden vereist.

Geldige beslissing / staking van stemmen : art 7
De commissie beslist bij meerderheid van stemmen van de aanwezige leden. Bij staking van stemmen is de stem van de voorzitter beslissend.

Uitnodigen van externen, adviseurs, …: art 8
De commissie kan voor de behandeling van een onderwerp al de nodige instanties en personen of betrokkenen uitnodigen voor een toelichting en een eventuele bespreking van het onderwerp.
De commissie nodigt voor elke vergadering een vertegenwoordiger uit van elke politieke fractie in de gemeenteraad.
Die personen mogen evenwel de beraadslaging over het advies van de commissie en de stemming erover niet bijwonen, tenzij die delen van de vergadering openbaar worden gehouden. Zij kunnen in elk geval niet deelnemen aan die beraadslaging over het advies en de stemming erover.

Al dan niet openbaarheid van de vergadering : art 8
De commissie kan, onverminderd de wettelijke regels inzake de bescherming van de persoonlijke levenssfeer, beslissen dat een vergadering geheel of gedeeltelijk openbaar wordt gehouden.
In dat geval mogen de niet-leden niet deelnemen aan de besprekingen, noch aan de beraadslaging over het advies en de stemming erover.

Het geheel of gedeeltelijk openbaar houden van een vergadering wordt beslist bij bijzondere meerderheid of bij eenparigheid van stemmen.

Niet bijwonen van vergadering bij persoonlijk belang van een lid van de commissie: art 9
Het lid dat een persoonlijk belang heeft bij een besproken onderwerp, mag noch de bespreking ervan, noch de beraadslaging en de stemming erover bijwonen.

Aanneming en wijziging van huishoudelijk reglement : art 10
De commissie neemt haar huishoudelijk reglement met eenparigheid van stemmen aan. Het kan ook slechts met eenparigheid van stemmen gewijzigd worden.

Verdere uitwerking huishoudelijk reglement :

• Regels voor het beheer van de werkingsmiddelen
• Wijze van agenderen met mogelijkheid om leden onderwerpen te laten agenderen
• Minimumtermijnen bij uitnodigen
• Wijze van uitnodigen
• Wijze waarop leden voor de vergadering kennis krijgen van relevante documenten
• Wijze van notuleren
• Wijze van formuleren van adviezen met inbegrip van minderheidsstandpunten
• Oprichting en werking van interne werkgroepen
• Vergoeding van de leden

Suggesties hierbij:

De leden van de commissie en de externe genodigden worden ten minste ‘ x ‘ werkdagen voor de vergadering uitgenodigd

Elk lid van de commissie kan ten laatste ‘ x’ werkdagen voor de vergadering agendapunten doorgeven aan het secretariaat.

Dit voorstel moet schriftelijk, vergezeld van een verklarende nota of document om de commissie voor te lichten, gericht worden aan de voorzitter van de commissie.

De voorzitter stelt de agenda vast en stuurt deze samen met de uitnodiging aan de leden van de commissie

Bij de uitnodiging en de agenda wordt minstens een samenvatting of een toelichting gevoegd over de punten die besproken worden op de vergadering.

Er wordt geen selectie gemaakt van de toe te zenden
documenten

Informatie via internet of aanvullende kanalen is louter ten informatieve titel.

Alle documenten die moeilijk vermenigvuldigbaar zijn en relevant zijn liggen ter inzage en zijn ter beschikking van de leden op de technische dienst van de gemeente/ secretariaat van de commissie. Hier speelt het praktische aspect een grote rol.

Bij een openbaar onderzoek wordt in de regels uitdrukkelijk opgenomen dat de bezwaarschriften een verwijzing moeten bevatten naar het artikel of pagina van structuurplan of ruimtelijk uitvoeringsplan waarop het betrekking heeft. Bezwaren die deze vormelijkheid niet bevatten zullen als onontvankelijk worden beschouwd.

Bij een openbaar onderzoek bundelt de secretaris alle bezwaarschriften volgens de artikelen waarnaar verwezen wordt. Een samenvatting van deze bezwaren mag geen afbreuk doen aan het niet doorzenden van een kopie van de ingediende bezwaarschriften aan de leden van de GECORO.

Alle besluiten van het College van burgemeester en schepenen en van de gemeenteraad voor zaken waarvoor het advies van GECORO gevraagd was, worden rechtstreeks aan de leden van de GECORO overgemaakt.

De commissie beslist bij twee derde van de stemmen van de leden over de documenten (uitnodiging, agenda, toelichtingen, …) die aan de plaatsvervangers worden toegezonden en over de beschikbaarheid van alle relevante documenten voor de plaatsvervangers.

De commissie beslist bij twee derde van de stemmen van alle leden over de oprichting van externe of interne werkgroepen, en over de tijdelijkheid of permanentie van de werkgroepen.
De verslagen van de werkgroep(en) worden in de eerstvolgende vergadering van de commissie ter goedkeuring voorgelegd.

De secretaris maakt van de vergadering een verslag dat de essentie van de bespreking weergeeft en de gebruikte argumenten. Het verslag bevat eveneens de formulering van het advies met de volgende punten:

• weergave van eventuele toelichtingen en de bespreking van het advies
• de stemming over het advies
• aard van het advies (gunstig, ongunstig, gunstig mits …)
• weergave van de minderheidsstandpunten

Een ontwerpverslag zal met de uitnodiging van de volgende vergadering aan alle leden van de Raad worden verzonden. Dit ontwerpverslag, eventueel gewijzigd of aangevuld, wordt slechts definitief na goedkeuring in de volgende vergadering.

Aan de effectief aanwezige leden wordt een zitpenning toegekend op basis van de ondertekende aanwezigheidslijst. Voor leden buiten de gemeente is een verplaatsingsvergoeding voorzien.
Het bedrag van beide vergoedingen wordt door de gemeenteraad vastgesteld komt ten laste van de werking van de commissie.

Voor meer informatie: uw regiosecretaris en Mia Vancompernolle